Aplikasi SPAN dan SAKTI

AGENDA

LATAR BELAKANG

Visi & Misi SPAN

Apa Itu SPAN?

Sistem Informasi yang menggabungkan beberapa fungsi, seperti Perencanaan Anggaran, Pelaksanaan Anggaran, Manajemen Kas, Akuntansi & Pelaporan dalam satu sistem aplikasi.

pixabay.com

Sistem Informasi Keuangan Negara yang Terintegrasi:

Mendokumentasikan setiap transaksi keuangan dan mendukung penyajian laporan keuangan dan manajerial

Didesain dengan relasi yang baik antara pemilihan software, hardware, SDM, prosedur, kontrol, dan data

Operasi terotomasi secara penuh serta bermuara pada database yang terpusat

Modul Proses Bisnis

Proses Bisnis PENGANGGARAN

Proses Bisnis
PELAKSANAAN ANGGARAN

Proses Bisnis
PELAKSANAAN ANGGARAN

Proses Bisnis
PERTANGGUNGJAWABAN

PENGANGGARAN

Terdapat 3 proses utama dalam penganggaran:

Penyusunan RKAKL

Pengesahan DIPA

Revisi anggaran

Berdasarkan PMK 32 tahun 2013 mengenai Tata Cara Revisi Anggaran TA 2013, maka mekanisme revisi adalah sbb:

Validasi DIPA

Membandingkan Appropriasi dengan ADK satker (pengesahan)

Membandingkan Data DIPA (allotment) terupdate di SPAN dengan data usulan Revisi

Data yang dibandingkan struktur COA

Kesesuaian dengan COA

Kewenangan revisi

Semua dibandingkan kecuali Lokasi, KPPN, Kewenangan

Rencana Penarikan Dana

Tidak mengikat Perbulan

Mengikat Pertahun

Perubahan dari satker

Dua digit

• Manajemen Komitmen dan Pembayaran (Saat Ini)
• Manajemen Komitmen dan Pembayaran (Future)

MANAJEMEN KOMITMEN

Definisi

 Komitmen atau Perikatan

Tindakan/ keputusan yang dapat mengakibatkan pengeluaran negara

Potensi timbulnya kewajiban di masa yang akan datang

Diikuti dengan ada/ tidaknya pemenuhan kondisi tertentu yang diperjanjikan/ disyaratkan

Belum menjadi kewajiban/ hutang/ liability, sampai dengan terpenuhinya kondisi tertentu yang disyaratkan/ serah terima.

MANAJEMEN PEMBAYARAN

INTERAKSI SATKER DAN KPPN

• Proses Request for Commitment (RfC)
• Perekaman Data Supplier dan Resume Kontrak
• Pencadangan dana DIPA (encumbrance)
• Proses Resume Tagihan
• Perekaman Data Supplier (Khusus untuk Continuing Commitment)
• Pengakuan pembebanan (accrual accounting)
• Perencanaan Kas (Manajemen Kas)
• Proses SPM
• Approval SPP/Resume Tagihan
• Proses pembayaran/ settlement
• Proses Bisnis Manajemen Pembayaran

PENGIRIMAN RESUME TAGIHAN DAN SPM

Resume tagihan : Data SPP yang dikirim ke KPPN.

Ditentukan jatuh tempo tagihan.

Fungsi untuk :

            - Pengakuan beban

            - Perencanaan kas

Pengecekan Data Supplier, data kontrak dan Ketersediaan Dana, dll.

SPM diajukan sebelum tanggal jatuh tempo.

PENGUJIAN KETERSEDIAAN DANA DIPA

PENERAPAN JATUH TEMPO TAGIHAN

Satker (PPK) menentukan secara fleksibel tanggal jatuh tempo tagihan sesuai dengan kebutuhan (1 s/d 14 hari).

Perhitungan jatuh tempo sejak tanggal resume tagihan sampai dengan tanggal dikeluarkannya SP2D.

Fungsi : Perencanaan Kas Jangka Pendek

Penerapan Payment Term Dalam Proses Penagihan

MODUL MANAJEMEN PENERIMAAN

Data penerimaan negara yang dicatat melalui modul manajemen penerimaan SPAN berasal dari:

Data penerimaan dari Bank/Pos Persepsi (sistem MPN);

Data penerimaan yang disetor ke rekening Kas Negara pada BI (RKUN, SubRKUN, RPL, dll).

Data penerimaan yang diterima dari modul pembayaran di SPAN.

Sedangkan yang terkait Satker, penatausahaan penerimaan negara pada modul manajemen penerimaan meliputi:

Penerimaan negara melalui potongan SPM

Pengembalian pendapatan melalui SPM-KP, SPM-KC, SPM-PP, dll.

Penerimaan Satker BLU

Penerimaan pembiayaan melalui penerbitan SP3 pada KPPN Khusus Jakarta VI.

MANAJEMEN KAS

PENYEMPURNAAN DALAM SPAN

• Akuntansi Akrual
• Restrukturisasi BAS
• Dua Pencatatan
• Single Database
• Mekanisme Rekonsiliasi
• Mekanisme Konsolidasi

AKUNTANSI AKRUAL PADA SPAN (1)

AKUNTANSI AKRUAL PADA SPAN (2)

Sistem Akuntansi Pusat dengan Dua Ledger

Laporan Realisasi Anggaran

Laporan Saldo Anggaran Lebih

Laporan Arus Kas

Laporan Operasional

Laporan Perubahan Ekuitas

Neraca

KONSEPSI JURNAL AKRUAL

1. Jurnal Anggaran

     Transaksi Anggaran dicatat dengan single entry

            Debet = Belanja/Transfer/Pengeluaran Pembiayaan 

            Kredit = Pendapatan/Penerimaan Pembiayaan

2. Jurnal Komitmen

     Transaksi Komitmen akan dicatat berpasangan

            Debet = Belanja

            Kredit = Belanja yang Dicadangkan

3. Jurnal Realisasi

            Transaksi Realisasi akan dicatat berpasangan

            Debet =  Beban

            Kredit =  Belanja yang masih harus dibayar

           

            Debet =  Belanja

            Kredit =  Kas

Transaksi Dalam SPAN

Ilustrasi
Reporting Requirement – Accrual Report

PENCATATAN JURNAL

Periode Akuntansi

Prosedur Rekonsiliasi Eksternal (Saat ini)

DEFINISI

SAKTI  adalah sistem aplikasi Satker yang mengintegrasikan fungsi-fungsi perencanaan dan penganggaran, pelaksanaan anggaran, dan pelaporan ke dalam sebuah sistem aplikasi.

Tujuan:

Integrasi database dan single entry point guna mendukung akurasi dan mengurangi duplikasi data base

Mengadopsi penerapan sistem akuntansi akrual

Basis Akuntansi CTA

Topologi Jaringan dan Infrastruktur SAKTI

Platform Aplikasi SAKTI

User Interface SAKTI

Contoh Form Perekaman Supplier Header

Contoh Form Perekaman Supplier Site

Contoh Form Perekaman Bank Site

Definisi dan Ruang Lingkup

Modul Penganggaran memuat proses Penyusunan Rencana Kerja Anggaran sampai dengan penyusunan DIPA termasuk didalamnya proses perencanaan penyerapan anggaran dan penerimaan dalam periode satu tahun anggaran.

Modul Penganggaran meliputi :

 Penyusunan Anggaran: SBK, RKAKL, KPJM, dll

 Pelaksanaan Anggaran: DIPA, POK, Perencanaan Kas

Fitur – fitur Modul Penganggaran

• Pengelolaan usulan SBK (Standar Biaya Keluaran)
• Pengelolaan RKAKL
• Pengelolaan Data Pegawai (Perhitungan estimasi belanja pegawai)
• Pengelolaan DIPA
• Pengelolaan POK
• Perhitungan AFP
• Pengelolaan AFS
• Pengelolaan data revisi transaksi (Penyimpanan History data Revisi)

Proses Bisnis SAKTI

Desain Proses High Level

Desain Proses High Level

Data Input Modul Penganggaran

ADK

            1. GPP dari aplikasi Gaji/GPP

            2. TRPNBP dari aplikasi TRPNBP

Dokumen

            1. SPRKAKL

            2. SPDIPA

Data (Internal SAKTI)

            1. Kwitansi/ bon (Modul Bendahara)

            2. Kontrak (Modul Komitmen)

            3. SPP/ Resume Tagihan (Modul Komitmen)

            4. Realisasi /SP2D (Modul Pembayaran)

            5. Data Pegawai/suplier (Modul Supplier)

            6. Realisasi Pendapatan (Modul Bendahara)

Data Output Modul Penganggaran

ADK

            1. RKAKLDIPAPOK

            2. Data Pegawai

            3. SBK

            4. AFS

Dokumen

            1. RKAKL

            2. DIPA

Report

            1. Lampiran RKA Satker

            2. AFP (Annual Financial Plan)

            3. Monitoring DIPA

            4. Laporan Alokasi Anggaran

            5. Laporan Pagu DIPA

            6. RPA (Realisasi Penyerapan Anggaran)

            7. Laporan Semula-Menjadi (untuk Revisi Anggaran)

Data

            Pagu DIPA (COA)

Fungsi – fungsi baru pada modul Penganggaran

• Pencatatan History Kertas Kerja dan DIPA
• Pembentukan COA pada saat transaksi DIPA
• Perhitungan FA (Fund Available) yang dipengaruhi oleh Informasi dari Modul Bendahara, Komitmen dan Pembayaran
• Proses Locking pagu pada saat proses revisi
• Penerapan Role (Approver, Validator, dan Operator)
• Penggabungan informasi RUH Pendapatan dengan rencana Penerimaan
• Perhitungan otomatis halaman III DIPA dari POK
• Perhitungan AFP dari POK, dan mengambil informasi langsung dari modul pembayaran, dan komitmen

Definisi dan Ruang Lingkup

Modul Komitmen adalah modul yang memuat aktivitas terkait pencatatan data perikatan/kontrak dalam rangka pelaksanaan APBN untuk mendukung pengelolaan data pagu, perencanaan kas dan referensi dalam pelaksanaan pembayaran.

Ruang Lingkup Modul Komitmen meliputi:

• Manajemen Supplier
• Manajemen Kontrak
• Manajemen Supplier
• Merupakan kegiatan mengelola data penerima pembayaran, untuk kemudian didaftarkan ke SPAN melalui KPPN.
• Supplier adalah pihak yang menerima  pembayaran/ yang menjadi tujuan pembayaran

Tipe Supplier :

• Satker;
• Penyedia Barang/Jasa;
• Pegawai;
• BA 999;
• Transfer Daerah;
• Penerusan Pinjaman;
• Lain-lain.

Manajemen Kontrak

Merupakan kegiatan mengelola data kontrak (perikatan dengan pihak ketiga), untuk kemudian didaftarkan ke SPAN melalui KPPN.

Jenis Kontrak :

Tahunan,

Multi Years (Tahun Jamak),

Release Multi Years.

Fungsi Utama

Pendaftaran Supplier

Perekaman Data Supplier (termasuk Upload Data Pegawai)

Pembuatan ADK Supplier

Upload/Rekam  NRS

Pendaftaran Kontrak

Perekaman Data Kontrak

Pembuatan ADK Kontrak

Upload/Rekam CAN

Perekaman BAST

Monitoring Kontrak

Data Supplier yang Direkam

Supplier Header (antara lain: Nama Supplier, NPWP)

Supplier Site (antara lain: alamat, kode tipe supplier, kode pos, dll)

Bank Site (antara lain: Nomor rekening, nama rekening, kode dan nama bank, mata uang, dll)

Proses Pendaftaran Supplier

Data Kontrak yang direkam

Header Kontrak (antara lain:  nomor kontrak, tanggal kontrak, uraian kontrak, identitas supplier,  dll.

Line Kontrak (antara lain: Cara penarikan, detil uang muka, dll)

Jadwal Pembayaran (antara lain:  informasi per termin, dll)

Distribusi COA (antara lain:  kombinasi COA, dll)

Proses Pendaftaran Kontrak

Definisi Bendahara

Bendahara Pengeluaran adalah orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja negara dalam rangka pelaksanaan belanja APBN pada Kementerian Negara/Lembaga dan/atau Satker.

Bendahara Penerimaan adalah orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan,  menyetorkan,  menatausahakan,  dan  mempertanggungjawabkan uang pendapatan negara dalam rangka pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara pada kantor/ satuan kerja Kementerian Negara/Lembaga.

Ruang Lingkup

Modul Bendahara merupakan bagian dari kelompok Modul Pelaksanaan Anggaran yang fungsinya adalah menitikberatkan pada proses penatausahaan penerimaan dan  pengeluaran negara di Bendahara.

Proses Bisnis mencakup :

Pengelolaan UP dan TUP

Pengelolaan dana titipan

Pengelolaan Penerimaan PNBP Fungsional

Penyusunan LPJ Bendahara Penerimaan atau Pengeluaran

Kedudukan Modul Bendahara

AKTIFITAS-AKTIFITAS YANG DAPAT DIAKOMODIR OLEH MODUL BENDAHARA PADA APLIKASI SAKTI

Aktifitas Pejabat Penandatangan SPM

Aktifitas Bendahara Pengeluaran

Aktifitas Bendahara Penerimaan

LPJ Bendahara pada aplikasi SAKTI

LPJ Bendahara yang dibuat di dalam SAKTI merupakan turunan (Subledger Account) dari akun-akun terkait bendahara yang disajikan dalam yang Laporan Keuangan Satker;

Mengikuti Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. 47 tahun 2009 dengan penyesuaian akun SLA

 Tidak diperlukan lagi rekonsiliasi internal antara SAI dengan LPJ mengingat keduanya disusun dalam sistem yang sama;

Laporan Pertanggung Jawaban Bendahara

Pos-pos sub akun didefinisikan dari beberapa akun yang terkait dengan aktifitas Bendahara antara lain :

Akun 111612 : Kas di Bendahara Pengeluaran UP

Akun 111613 : Kas di Bendahara Pengeluaran TUP

Akun 111821 : Kas Lainnya di Bendahara Pengeluaran

Akun 111711 : Kas di Bendahara Penerimaan

Akun 219961 : Utang Potongan Bendahara yang belum di setor

Akun 219962 : Utang Perwalian Bendahara yang belum disampaikan kepada pihak ketiga

Akun 219611 : Pendapatan yang ditangguhkan

Kodifikasi Akun SLA Modul Bendahara

Skema Integrasi Pembukuan Bendahara

Definisi

Modul Pembayaran adalah salah satu modul dalam Aplikasi SAKTI yang digunakan Satuan Kerja untuk memproses Resume Tagihan dan Surat Perintah Membayar (SPM) untuk diajukan ke KPPN.

Interaksi Satker dan KPPN

Proses Request for Commitment (RfC)

Perekaman Data Supplier dan Resume Kontrak

Pencadangan dana DIPA (Encumbrance)

Proses Resume Tagihan

Perekaman Data Supplier (Khusus untuk Continuing Commitment)

Pengakuan pembebanan (Accrual Accounting)

Perencanaan Kas (Manajemen Kas)

Proses SPM

Approval SPP/Resume Tagihan

Proses pembayaran/ settlement

Proses Bisnis Manajemen Pembayaran

Pengiriman Resume Tagihan dan SPM

Resume tagihan : Data SPP yang dikirim ke KPPN.

Ditentukan jatuh tempo tagihan.

Fungsi untuk :

            - Pengakuan beban

            - Perencanaan kas

Pengecekan Data Supplier, data kontrak dan Ketersediaan Dana, dll.

SPM diajukan sebelum tanggal jatuh tempo.

Penerapan Payment Terms

Fungsi : Perencanaan Kas Jangka Pendek

Satker (PPK) menentukan secara fleksibel tanggal jatuh tempo tagihan sesuai dengan kebutuhan (1 s/d 14 hari kerja).

Perhitungan jatuh tempo sejak tanggal Resume Tagihan sampai dengan tanggal penerbitan SP2D dan atau Transfer Dana.

Penerapan Payment Terms

DEFINISI

Adalah salah satu komponen Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI) yang dikhususkan untuk menangani pengelolaan barang persediaan di tingkat satuan kerja dan satuan kerja pembantu.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup modul persediaan mencakup:

Pengelolaan persediaan di satuan kerja (induk)

Pengelolaan persediaan di satuan kerja pembantu

FUNGSI

Fungsi utamanya antara lain:

• Migrasi data persediaan
• Transaksi persediaan masuk
• Transaksi persediaan keluar
• Penghapusan
• Opname fisik

Pelaporan

ALUR PROSES & KETERKAITAN DENGAN MODUL LAIN

FITUR TAMBAHAN

MIGRASI DATA

            memindahkan data persediaan dari aplikasi persediaan ke database modul persediaan SAKTI

BAST/KUITANSI

            keterkaitan langsung dengan modul bendahara dan modul komitmen dalam proses pembelian barang persediaan

SATKER PEMBANTU

            mengakomodir adanya peran satker pembantu dengan dukungan sistem yang antara lain transfer data persediaan maupun aktivasi persediaan

Pengelolaan persediaan
di satuan kerja pembantu

Satuan kerja (satker) pembantu merupakan sub dari satker induk

Satker pembantu yang offline dengan satker induknya harus mempunyai referensi persediaan yang sama dengan satker induknya

Satker pembantu yang offline membutuhkan mekanisme aktivasi dari satker induk untuk bisa menggunakan barang persediaannya

Satker pembantu yang offline bertugas untuk mengirimkan data transaksi persediaannya ke satker induk secara periodik

Laporan persediaan secara keseluruhan dikelola oleh satker induk

Definisi

Modul GL dan Pelaporan merupakan sub sistem dari Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI) yang memuat keseluruhan proses yang terkait dengan akuntansi dan pelaporan.

Metode pencatatan akuntansi yang dipakai aplikasi berbasis akrual.

Ruang Lingkup

Sistem akuntansi yang terintegrasi dengan modul-modul lain terkait

Sistem pelaporan manajerial (statistik)

Sistem rekonsiliasi dan konsolidasi pelaporan

Fungsi

UAKPA (Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran), merupakan Satker (satuan kerja) yang berperan sebagai unit pelaporan hirarki terbawah.

UAPPA-W (Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran - Wilayah), merupakan Satker yang berperan sebagai unit pelaporan level wilayah (propinsi).

UAPPA-E1 (Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran – Eselon 1), merupakan Satker yang berperan sebagai unit pelaporan level Eselon 1 (Direktorat Jenderal pada masing-masing kementerian/lembaga).

UAPA (Unit Akuntansi Pengguna Anggaran), merupakan Satker yang berperan sebagai unit pelaporan level Kementerian/Lembaga).

Alur Proses

Fitur tambahan 

Penjurnalan dari sub modul

Tutup Periode lebih jelas

Proses konsolidasi via LAN (SAKTI Online)

Monitoring penyelesaian rekonsiliasi dan konsolidasi

Proses rekonsiliasi dan konfirmasi

Definisi & Ruang Lingkup

Modul Administrasi adalah suatu modul yang diperuntukan bagi seorang administrator dalam mengelola data referensi, data user, user manual, dan DB SAKTI.

Modul Administrasi meliputi:

Pengelolaan Referensi seluruh modul

User Management

Dokumentasi bantuan

Backup / Restore Data (referensi / data transaksi)

Security Management.

Pengguna Modul Administrasi

Pengguna Modul Administrasi adalah:

1.  Administrator Pusat

    Posisinya berada di Kantor Pusat untuk SAKTI Online. Tugas:

Mengelola data pengguna dimana versi online ini terdapat multi user dan multi satker. 

Mengelola data referensi umum & DB Sakti Online.

2. Administrator Satker

    Posisinya berada di Unit Instansi Satker tersebut bekerja. Tugas mengelola:

Data user lokal

Data referensi lokal serta DB dimana Sakti itu terinstal.

Security

Menerapkan metode enkripsi/dekripsi

Auditrail untuk setiap data transaksi

Setiap user login akan tercatat

Pengelolaan Data Referensi

• Mengelola Referensi modul di SAKTI
• Referensi di modul penganggaran
• Referensi di modul komitmen
• Referensi di modul bendahara
• Referensi di modul pembayaran
• Referensi di modul persediaan
• Referensi di modul aset
• Referensi umum untuk banyak modul

Definisi dan Ruang Lingkup

Sistem layanan informasi SPAN  berbasis Short Message Service sebagai pendukung  dan pelengkap portal SPAN dalam menjembatani Satuan Kerja dengan SPAN.

Tiga tipe pengguna:

Administrator, sebagai pengelola server SPAN SMS

KPPN, sebagai operator lokal

Satker, sebagai pengguna layanan

Fungsi

Tracking status ADK

Pesan broadcast dari  KPPN ke satker mitra kerja

Komentar, kritik dan saran

Aktivasi, ubah dan blokir PIN Pejabat

Alur Proses

Hubungan Antar Modul

Definisi dan Ruang Lingkup

Portal SPAN adalah sistem yang akan melakukan integrasi informasi berkaitan dengan implementasi SPAN.

Portal SPAN merupakan aplikasi berbasis web yang mendukung SAKTI, dimana lalu lintas ADK ke/dari SPAN dilakukan melalui Portal SPAN.

User dapat memanfaatkan fasilitas portal ini setelah terlebih dahulu melakukan login dengan memasukkan username dan password yang sudah terdaftar.

Unggah dan Unduh ADK SAKTI

Status ADK SAKTI

Update SAKTI dan Data Referensi

Blokir PIN Pejabat

Informasi Peraturan, berita dan FAQ terkait SAKTI dan SPAN

Portal SPAN berinteraksi dengan Modul lain pada SAKTI, yaitu:

• Modul Penganggaran
• Modul Komitmen
• Modul Pembayaran
• Modul GL dan Pelaporan
• Modul Admin
• Modul SMS

Satker

KPPN

Kantor Pusat DJPB

Upload di Portal

Dikirim ke SPAN

Proses di SPAN

Ditolak

Proses Selesai

TERIMA KASIH